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Processo civile telematico
Via alla sperimentazione
Le moderne tecnologie informatiche
al servizio della giustizia
 Riccardo Imperiali
Studio Legale Imperiali
infoimperiali@imperiali.com
Gli ultimi mesi del 2004 hanno registrato la partenza
ufficiale della sperimentazione del processo civile telematico.
Naturalmente, non si tratta ancora della fase "a regime",
che sarà possibile solo quando tutti gli uffici giudiziari
saranno attrezzati, bensì di una sperimentazione "da
laboratorio".
La sperimentazione in sette uffici giudiziari
Attualmente sono coinvolti in tale progetto gli uffici giudiziari
di Bari, Bergamo, Bologna, Catania, Genova, Lamezia Terme
e Padova. In queste sette sedi, magistrati, personale amministrativo,
cancellerie e avvocati hanno a disposizione tutti gli strumenti
necessari per lavorare via web. In particolare, le cancellerie,
dopo mesi di preparazione, sono pronte a ricevere gli atti
e a predisporre i fascicoli informatici. Gli avvocati, da
parte loro, possono inviare comunicazioni processuali mediante
una casella di posta elettronica certificata, usando la firma
digitale.
Il processo telematico
Ma cosa s'intende per processo telematico? Il processo telematico
consiste nel sistema di regole e di operazioni che consentono
alle parti, al giudice e alla cancelleria di formare, comunicare
e notificare atti processuali mediante documenti informatici.
Il processo telematico, quindi, non è un processo
che si svolge interamente a distanza. Nel nostro ordinamento,
infatti, la componente "materiale" del processo è insostituibile;
ad esempio, è necessario che l'udienza si svolga dinanzi
al giudice e che gli organi collegiali si riuniscano fisicamente.
Anche quando sarà "a regime", il processo
telematico sarà destinato ad affiancarsi alle forme
ordinarie e all'uso, seppure estremamente ridotto, dello
strumento cartaceo.
Gli obiettivi perseguiti
I vantaggi che conseguono all'uso dei sistemi informatici
e telematici nel processo civile sono molteplici. Tra gli
altri, è possibile segnalare l'auspicabile snellimento
della burocrazia, insieme alla semplificazione delle attività di
sportello. Inoltre, secondo le previsioni del Ministero della
Giustizia, l'impatto del processo telematico sarà molto
positivo sulla durata di quei procedimenti civili nei quali
gli adempimenti di cancelleria hanno un'incidenza notevole
(es. decreto ingiuntivo, esecuzione). In ogni caso, il processo
telematico si inserisce in un trend - quello della informatizzazione
della giustizia civile - che va oltre le comunicazioni processuali,
e si estende all'archiviazione e consultazione dei provvedimenti
dei giudici; nonché alla creazione di strumenti gestionali
per gli operatori della giustizia.
Il DM 14 ottobre 2004
Le regole tecnico-operative per l'uso di strumenti informatici
e telematici nel processo civile sono precisate nel Decreto
emanato dal Ministero della Giustizia il 14 ottobre 2004
e pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 19 novembre 2004,
supplemento ordinario 167. Tale Decreto, che è stato
emanato dopo avere sentito il parere del Centro nazionale
dell'informatica nella Pubblica Amministrazione e del Garante
per la protezione dei dati personali, individua i sistemi
informatici che consentiranno l'invio dei documenti informatici
processuali da parte dei soggetti abilitati e le modalità di
accesso ai servizi telematici del SICI (Sistema Informatico
Civile). Al riguardo, è opportuno specificare alcuni
aspetti di tale disciplina.
Soggetti abilitati
Possono usufruire dei servizi di consultazione di informazioni
e trasmissione di documenti informatici relativi al processo
esclusivamente i soggetti abilitati. In tale categoria rientrano:
- i soggetti privati, come i difensori delle parti private,
gli avvocati iscritti negli elenchi speciali, gli esperti
e gli ausiliari del giudice;
- i soggetti pubblici, quali gli avvocati e i procuratori
dello Stato e gli altri dipendenti di amministrazioni statali;
- i soggetti abilitati interni: come i magistrati, il personale
degli uffici giudiziari e degli UNEP (Uffici Notifiche Esecuzione
e Protesti).
Punto di accesso
Per la trasmissione dei documenti informatici, la consultazione
on line della documentazione contenuta nel fascicolo processuale
informatico e l'utilizzo dei servizi messi a disposizione
dal SICI, i soggetti abilitati devono avvalersi di un "Punto
di accesso". I punti di accesso sono tenuti a fornire
un'adeguata qualità dei servizi, dei processi informatici
e dei relativi prodotti, idonea a garantire la sicurezza
del sistema e a non comprometterne i livelli di servizio.
La violazione di tali requisiti comporta la sospensione a
erogare i servizi fino al ripristino dei livelli di sicurezza
richiesti. Il Ministero della Giustizia può, altresì,
disporre ispezioni tecniche, anche a campione, per verificare
l'attuazione delle prescrizioni di sicurezza. Possono attivare
e gestire uno o più "punti di accesso",
soggetti pubblici come i Consigli dell'ordine degli avvocati,
il Consiglio nazionale forense, il Consiglio nazionale del
notariato, l'Avvocatura dello Stato, le amministrazioni statali
o equiparate e gli enti pubblici, il Ministero della Giustizia.
I soggetti privati che attivano e gestiscono un punto di
accesso devono avere forma di società per azioni e
possedere il capitale sociale e i requisiti di onorabilità di
cui al D.Lgs.385/93.
Indirizzo e-mail
I soggetti abilitati, inoltre, per avvalersi del SICI, devono
disporre di una casella di posta elettronica certificata,
necessaria per attribuire l'indirizzo elettronico per il
processo telematico. L'indirizzo e-mail è rilasciato
dal punto di accesso e a ogni soggetto abilitato può corrispondere
un solo indirizzo elettronico. La casella di posta elettronica
garantisce la ricezione dei messaggi e la loro disponibilità per
trenta giorni, successivamente il messaggio è archiviato
e sostituito da un avviso contenente l'identificativo univoco
del messaggio, il mittente, la data, l'ora e i minuti di
arrivo. Il servizio di posta elettronica certificata restituisce
al mittente una ricevuta breve di avvenuta consegna per ogni
documento informatico reso disponibile al destinatario.
Archiviazione e conservazione delle informazioni
I fascicoli informatici relativi ai procedimenti in corso
sono custoditi, per tutta la durata del procedimento, nell'archivio
in linea dell'ufficio giudiziario, secondo le modalità previste
dal D.Lgs. 196/03 (Codice Privacy).
Sicurezza dei sistemi informatici
Le descritte operazioni di trasmissione di documenti informatici,
di consultazione dei fascicoli processuali informatici e
di archiviazione dei dati impongono l'adozione di adeguate
misure di sicurezza delle infrastrutture di rete, tese a
impedire l'accesso non autorizzato alle informazioni, la
perdita o la contraffazione delle stesse nel rispetto di
quanto disposto dal codice privacy e nel disciplinare tecnico
Allegato B al suddetto codice.
Piano per la sicurezza e DPS
In particolare, è compito del punto di accesso individuare
il Responsabile per la sicurezza, il quale nel piano per
la sicurezza è tenuto a descrivere:
- la struttura generale, le modalità operative e la
struttura logistica dell'organizzazione;
- l'infrastruttura di protezione per ciascun immobile rilevante
ai fini della sicurezza;
- l'elenco del personale e la sua distribuzione negli uffici;
- la ripartizione e la definizione delle responsabilità;
- le procedure utilizzate nell'attività di attivazione
delle utenze e, limitatamente ai punti di accesso, di rilascio
degli indirizzi elettronici;
- i dispositivi installati;
- i flussi di dati;
- le modalità di gestione delle copie di sicurezza
dei dati;
- le procedure di gestione dei disastri e delle contromisure;
- l'analisi dei rischi.
Il descritto piano per la sicurezza può essere adottato
unitamente al DPS previsto dal codice privacy.
Alcune considerazioni
Il processo telematico, non appena sarà "a regime",
porterà con sé la semplificazione delle attività di
tutti i soggetti coinvolti nei procedimenti civili, favorendo
la diffusione e l'utilizzo diretto delle informazioni e assicurando
la trasparenza dell'intero iter burocratico. Ciò che
si richiede ora è di realizzare una vera e propria
svolta nel sistema organizzativo giudiziario. La sfida, anche
per gli operatori del diritto, oltre che tecnologica, è soprattutto
culturale: si tratta, cioè, di apprendere l'utilizzo
dei nuovi strumenti, capirne le modalità di funzionamento,
adottare idonee regole tecniche per garantire la riservatezza
delle informazioni trasmesse e riuscire a integrare tutti
questi aspetti nel lavoro quotidiano.
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