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GLI AUDIT DI SISTEMA
SPUNTI PER AUMENTARNE L’EFFICACIA
Come ricavare valore aggiunto dall’utilizzo di questo strumento
 Tiziana
Guadagno
Componente Club Qualità Assindustria Salerno
Futuro - Interventi Manageriali in Azienda
info@futuro-ima.it
L'audit
del Sistema Qualità, Ambiente o Sicurezza, pensato nelle ISO 19011 come
uno strumento di verifica e controllo teso al miglioramento, va gestito in modo
opportuno perché dia i frutti attesi e non vissuto come un obbligo teso
alla soddisfazione di uno dei requisiti della norma. Non corrisponde a quest’impostazione
un audit effettuato mediante check-list standard ottenute semplicemente sostituendo,
nelle frasi della norma, al punto di domanda quello fisso. L'audit così condotto
ha ancora un senso nella prima visita di certificazione; in questa fase, anzi, è addirittura
indispensabile poiché aiuta l'auditor esterno a verificare l'esistenza
e la solidità dell'architettura complessiva del Sistema. Man mano, però,
che si procede con le successive verifiche ispettive, l'utilizzo delle check-list
standard perde significato, anche nel caso dell'audit esterno. Che senso può avere
ricontrollare l'esistenza delle varie procedure o istruzioni? Una volta accertate
nel primo, ed eventualmente nel secondo audit, l'esistenza della documentazione,
la rispondenza alla normativa e la relativa applicazione, è inutile insistere
su questa linea. Occorre contribuire affinché il Sistema giri bene e si
conseguano i risultati previsti, lavorando di fioretto per eliminare le incongruenze
fra le varie parti del Sistema, sviluppare azioni correttive e preventive adeguate
e avviare il miglioramento continuo. Ciò vale a maggior ragione per gli
audit interni che dovrebbero basarsi principalmente sul monitoraggio dei problemi
effettivamente sul tappeto. Questi, per loro natura, cambiano di volta in volta
e non si prestano a essere inquadrati in check-list standard. Di qui la necessità di
personalizzare la check-list nella fase di preparazione che la norma stessa impone.
L'auditor, sia interno che esterno, una volta inquadrato il problema, dovrebbe
proporre approfondimenti personalizzati sui prodotti e i processi per i quali
il Sistema si sia dimostrato più carente. E tutto ciò lasciandosi
guidare dal criterio delle priorità. Il riferimento - la check list -
va, quindi, adeguata dinamicamente alle specifiche necessità. Non risponde
davvero allo scopo una check list standard ingessata. In fase di programmazione,
gli intervalli fra gli audit andrebbero stabiliti in funzione delle reali necessità e
attuati con cadenza programmata ma modificabile in funzione delle circostanze.
L'auditor, inoltre, dovrebbe curare che l'audit duri solo il tempo necessario
a discutere degli aspetti rilevanti: per questo deve avere capacità di
sintesi e guida dei gruppi di lavoro. Di qui l’esigenza che l'auditor abbia
la competenza per analizzare compiutamente i punti di forza o debolezza e per
proporre validi interventi sul Sistema. L'audit andrebbe preparato con sufficiente
anticipo e in modo accurato, utilizzando tutti gli strumenti a disposizione:
audit precedenti, rapporti di azioni correttive e di non conformità, riesami
della direzione, verbali di riunioni, etc. Risulta prezioso l'incontro con il
capo dell'azienda per formarsi un quadro delle priorità. Si tratta di
un obbligo per l'auditor interno, ma vale anche per quello esterno. Quest'ultimo,
salvo che nei primi approcci necessariamente più formali, dovrà fornire
spunti per l'individuazione dei punti di debolezza su cui concentrarsi. Vedere
all'opera auditor che si muovono secondo le linee tratteggiate qui rafforza la
convinzione che il loro lavoro sarà percepito da aziende ed enti sempre
più come un aiuto per la crescita.
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