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 In ogni azienda si tengono una gran quantità di riunioni. Migliorarne e potenziarne l'efficacia significa non solo ridurre le tensioni e le
perdite di tempo, ma soprattutto saper trarre il massimo vantaggio da un momento di confronto. Ecco qualche regola di base di cui tener conto. Alcune caratteristiche dei partecipanti alle
riunioni sono costanti, al punto da poter essere tipizzate e collocate all'interno di tre grandi categorie: gli alleati (con il relatore/conduttore della riunione), gli antagonisti e i neutrali.
Lo scopo del relatore è ovviamente quello di mantenere tali gli alleati, spostare i neutrali verso il ruolo di alleati e gestire gli ostili, cercando di scoprire il motivo del loro antagonismo.
Di solito il gruppo degli alleati e dei neutrali vuole avere una "guida" che faccia procedere speditamente la riunione in modo costruttivo, evitando le inutili perdite di tempo e le chiacchiere
a vuoto, e per ottenere questo è pronto a rispondere in modo compatto «procediamo, per favore...» ogni volta che il conduttore lo richiederà, nell'interesse collettivo. Pertanto il relatore può
chiedere "aiuto" al gruppo per censurare gli interventi degli ostili e degli antagonisti, senza apparire un despota ma, al contrario, figurando come un democratico coordinatore della volontà
generale. Se invece non utilizzerà mai il gruppo, ma lo comprimerà quasi a voler mostrare "chi è che conduce e comanda", non soltanto non trarrà aiuto dagli alleati, ma perderà l'appoggio dei
neutrali e sarà facile bersaglio da parte degli ostili. Le tipologie dei partecipanti sono ormai tipiche: con un po' di pratica si avvistano a colpo d'occhio.
La categoria degli alleati
"Il Vero Amico"
Non sempre è presente. Ha uno sguardo solidale e vivace, atteggiamenti gestuali e posture del corpo positive per il conduttore. Può essere realmente un caro collega o un amico, oppure
semplicemente un estimatore o anche una persona caratterialmente ottimista e positiva. Di solito si avvicina, prima della riunione o durante gli intervalli, per scambiare con il conduttore frasi
di apprezzamento. Nel corso della riunione lo si deve guardare spesso ma non incorrere nell'errore di rivolgersi solo a lui: gli altri si sentirebbero esclusi. É la tipologia che ha meno bisogno
di controllo.
"Occhi Buoni"
Non è esattamente positivo come il "Vero Amico", in quanto si limita, spesso per carattere mite e ubbidiente o per puro imbarazzo, ad essere un ascoltatore diligente e basta, che guarda
benevolmente e costantemente il relatore. Deve essere inequivocabilmente valorizzato: occorre porgli domande semplici allo scopo di renderlo un po' protagonista della riunione e favorire i suoi
approcci con il gruppo. Come tutti gli "alleati", non richiede grande controllo.
"Il Silenzioso Timido"
Preferisce ascoltare piuttosto che intervenire, spesso per paura di apparire inadeguato e per il timore di parlare in pubblico. É inibito a causa del tipo di educazione ricevuta, spesso
coercitiva e punitiva. Si distingue dal tipo "Occhi Buoni" in quanto guarda solo sfuggevolmente il relatore, per timore di essere coinvolto. Occorre fornirgli l'occasione di esprimersi, non
all'inizio della riunione quando il clima è troppo "freddo" e indifferente e potrebbe inibirlo, ma quando si riterrà corretto avere la sua partecipazione attiva. É bene "stanarlo" con dolcezza,
ponendogli domande-chiuse, molto semplici. Ad esempio: «É d'accordo su questo punto?» in modo che possa cavarsela con un "sì, certo". É bene cercarlo spesso con lo sguardo, sorridendo. Negli
intervalli, occorre avvicinarlo per tranquillizzarlo, permettendogli di aprirsi e di sentirsi completamente a suo agio.
"Il Dispersivo"
É un personaggio che vorrebbe essere d'aiuto, ma finisce, se non viene guidato, con l'arrecare danno alla riunione. La sua struttura mentale funziona come un caleidoscopio o, se si
preferisce, è fatta "a mosaico". Non gli riesce per niente facile seguire un tema, perché non appena inizia a parlarne, gli si affollano nel cervello tante altre idee richiamate per associazione
mentale ed è normale, per il dispersivo, seguirle tutte e in ordine sparso, creando una tremenda confusione espositiva. É bene che il conduttore non lo inibisca (ricordarsi sempre che appartiene
al gruppo degli alleati "scomodi") bensì che lo aiuti, con frasi del tipo: «Stava riferendo, prima che cambiasse argomento, dell'episodio del mese scorso a Roma... Può per cortesia terminarlo?
Anche se il tempo a sua disposizione è quasi finito».
La categoria dei neutrali
"Lo Zelante"
Di solito è una persona molta informata, ambiziosa, diligente, tipo "Primo della classe" e ritiene di sapere già molto bene quanto viene trattato in riunione. Consulta spesso l'orologio e se
il livello di qualche intervento non lo soddisfa, assume l'atteggiamento di chi considera la discussione come tempo completamente sprecato, sottratto alla sua attività. Crede di conoscere prima
e meglio degli altri quanto è elencato nell'ordine del giorno. Tende ad avocare a sé la leadership della riunione e rinuncia a farlo solo se scopre nel conduttore un vero leader autorevole e di
alto livello. Se ritiene che il relatore non valga la sua stima, non perderà occasione per creare opposizione. Viceversa, lodando ma non utilizzando la competenza dello zelante, il conduttore
può facilmente trasferire questo personaggio nella categoria degli alleati: basta sapersi conquistarsi il suo appoggio, mentre, se viene ignorato o se il rapporto viene mal gestito, può
transitare nella più negativa posizione di "Il Signor So Tutto" e migrare tra gli ostili.
Il relatore/conduttore deve pertanto attuare la tecnica della valorizzazione del soggetto, senza però concedergli spazio. Ad esempio «Il signor Rossi, che tutti sappiamo molto esperto in questo
settore, potrebbe confermare che...». Poi si tratterà di evitare che egli prenda la parola, o che comunque lo faccia per pochissimo tempo.
"Il Logorroico"
É una persona caratterialmente esuberante, quindi spinto sempre a parlare, di tutto e con tutti. Spesso la sua lingua è più rapida del suo pensiero e quasi mai è propositivo o concludente.
Il chiacchierone non è un antagonista, ma solo un partecipante troppo ciarliero. Il conduttore non deve fare assolutamente l'errore di frenarlo in modo brutale perché lo trasferirebbe a suo
danno nel ruolo di silenzioso-ostile.
É opportuno che il conduttore gli chieda in modo benevolo e garbato di rispettare la regola della riunione che prevede solo qualche minuto per ogni singolo intervento e che non è permesso a
nessuno di riprendere la parola prima che tutti abbiano espresso la propria opinione. É buona norma evitare di guardarlo, poiché questo lo inviterebbe a parlare di nuovo. Se il chiacchierone è
irrefrenabile (a volte la logorrea è solo un segno di nervosismo), per non apparire troppo direttivista il conduttore può far esercitare dalla parte alleata del gruppo una cordiale funzione di
censura, con domande tipo:«Dal momento che il nostro amico Rossi ha già espresso più volte la sua opinione, e anche in maniera esaustiva, siete d'accordo nel fermare i lavori per ascoltare un
altro suo intervento, oppure preferite che si prosegua e si mantengano i tempi prefissati?». Il gruppo ovviamente sarà compatto nel chiedere di procedere e il conduttore avrà buon gioco nel
fargli capire, con tatto e molti sorrisi, che il suo gioco è finito.
"Il Brioso Ironico"
Scherza su tutto e cerca sempre la battuta che faccia ridere il gruppo, spesso però con "sfottò" piuttosto pesanti. É solo una questione di limiti: sino a che vince la brillantezza, è bene
lasciarlo operare in libertà, perché l'allegria e il brio sono positivi. Quando eccede nell'ironia e nella causticità è bene dapprima trarre dalle sue battute concetti positivi ma, se prosegue
su toni irridenti, bisogna isolarlo con stile.
"Il Cavillatore"
Va ricordato che, sebbene svolga un ruolo irritante come si verifica per tutti i pignoli, il Cavillatore non appartiene necessariamente agli antagonisti, ma al sottogruppo dei "neutrali
scomodi". Essendo una persona molto precisa, non tollera, per suoi motivi di rigore interiore, le cose imperfette e incomplete. É quello che spacca il capello in quattro, che in ogni
argomentazione va a cercare il cavillo. Tende ad allargare e a deviare il discorso, spesso su punti di secondaria importanza.
Il conduttore deve valorizzare il contenuto dei suoi interventi, per nessun motivo entrare in polemica, ringraziarlo per la sua ben nota precisione e procedere in modo deciso. Se si critica il
suo rigore, diventa durissimo e si rifugia, battagliero, tra gli ostili.
La categoria degli ostili
"Lo Scettico"
Ritiene che la riunione potrà dare pochi frutti positivi, poiché è un pessimista ed è sempre scoraggiato e scoraggiante. É necessario valorizzare le poche idee che propone (che di solito
seguono molte premesse sfavorevoli) e se esprime solo negatività, porgli domande tese a fargli fornire proposte: «Il suo suggerimento migliorativo qual è?» e, nel consueto caso di risposta
evasiva e scettica, metterlo alle strette con un vincolo preciso, ma espresso con molta gentilezza: «D'ora in poi, per cortesia, non proteste ma proposte. Caro Rossi, se non ne ha, sia gentile:
non ci impedisca di lavorare, visto che al momento noi tutti operiamo per lei e al posto suo».
"Il Silenzioso Ostile"
Poiché è ostile (e lo si noterà dagli atteggiamenti gestuali e dall'aria di diniego del volto) è meglio non obbligarlo a parlare all'inizio. Poi, una volta che lo si riterrà necessario in un
momento adatto della riunione, far sfogare per qualche minuto la sua voglia di protagonismo. Di norma la causa della sua ostilità nei confronti del conduttore è che vorrebbe essere al suo posto:
sarà opportuno quindi smussare la sua invidia e, approfittando della sua esperienza, integrarlo nel gruppo, chiedendo il suo consiglio sulla questione che si sta dibattendo con una premessa di
questo tipo: «Noi tutti conosciamo la grande esperienza che il nostro amico Bianchi ha su questo punto e soprattutto sappiamo la sua propositività: qual è il suo suggerimento migliorativo?».
"Il Censore"
Il personaggio si differenzia dal Silenzioso Ostile solo perché manifesta chiaramente e ostentatamente la sua ostilità: tamburella sul tavolo insistentemente, guarda l'ora di continuo,
sbuffa, interviene con sarcasmo, fa solo intromissioni di critica negativa. É bene cercare di capire perché è contrario, chiedendo in modo esplicito il motivo di questo atteggiamento. Basta
domandare: «Perché pensa questo?». Occorre evitare di aumentare la tensione, far notare che la critica rallenta il lavoro, far intervenire ancora una volta il gruppo a difesa dell'economia dei
tempi della riunione, se sarà il caso.
"L'Attaccabrighe"
A differenza di tutti gli ostili, questo personaggio è estremamente bilioso e irritabile per motivi caratteriali e per una serie di torti subiti in precedenza nella vita. Essendo
irragionevole, non serve cercare il dialogo. Vuole fare solo il gioco del tiro alla fune. Nei suoi interventi tende a comportarsi da "capopopolo", è passionale, si accende al suono delle sue
stesse parole. Per costui ogni intervento è un'arringa, che per lui presuppone una incondizionata adesione di tutti i presenti, salvo a smontarsi e isolarsi, allorché tale approvazione non si
verifichi in toto. Il comportamento da attuare è il più semplice che esista: ignorarlo, non raccogliere le provocazioni e tirare diritto.
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